ChatGPT et confidentialité : que peut-on lui confier au travail ?

Vous voulez faire relire une proposition commerciale avant de l’envoyer. Le document est prêt : quelques pages, le nom du client, les conditions négociées et des informations sur son organisation. Vous pourriez le déposer dans ChatGPT et demander une version plus claire.

Mais avez-vous besoin de lui transmettre tout cela pour améliorer trois paragraphes ?

La confidentialité commence par cette question. Avant d’envoyer un document, il faut savoir quelles informations sont nécessaires, quel compte vous utilisez et ce que votre entreprise autorise.

Un document transmis mérite les mêmes questions qu’un document partagé

Un contrat peut contenir des coordonnées, des engagements confidentiels ou des éléments de négociation. Un tableau peut révéler des salaires ou des résultats commerciaux. Ces informations demandent des précautions, même lorsque la demande paraît anodine : corriger une phrase, produire un résumé ou remettre des données en forme.

Le risque dépend des informations transmises, des conditions du service, des accès accordés et des éventuels outils connectés.

Dans une équipe, ces choix doivent être expliqués. Un salarié qui cherche à gagner du temps ne devrait pas avoir à deviner seul quels documents il peut utiliser et dans quel environnement.

Quel compte utilisez-vous pour travailler ?

Avant de transmettre des informations professionnelles, identifiez l’offre utilisée et les règles qui s’y appliquent. Un abonnement souscrit à titre personnel ne vaut pas validation par votre entreprise.

OpenAI indique notamment que les données des espaces ChatGPT Business et Enterprise ne servent pas, par défaut, à entraîner ses modèles. Cette protection ne signifie pas que les échanges ne sont jamais stockés. Les règles de conservation et les possibilités d’administration doivent être examinées séparément. Documentation officielle OpenAI.

Pour un usage professionnel, vérifiez donc l’environnement autorisé, les données admises et les conditions de leur traitement. Le nom de l’abonnement ne suffit pas à répondre à toutes ces questions.

L’historique ne dit pas tout sur la conservation

Voir une conversation dans votre historique, autoriser son utilisation pour améliorer les modèles et demander sa suppression sont des sujets différents.

Vérifiez séparément les réglages relatifs à l’utilisation des données et les règles de conservation. Une option concernant l’un ne répond pas automatiquement aux questions posées par l’autre.

La suppression demande aussi de regarder où les informations ont été enregistrées. Dans ChatGPT Work, par exemple, supprimer une conversation ne supprime pas nécessairement les fichiers conservés dans la bibliothèque ou les mémoires enregistrées. Documentation officielle sur la conservation.

Avant de confier des documents sensibles au service, faites préciser ces règles pour l’usage envisagé.

Avant d’envoyer un document, réduisez ce que vous exposez

Pour la proposition commerciale du début, commencez par les trois paragraphes à améliorer. Remplacez les informations confidentielles par un exemple fictif si elles ne sont pas nécessaires à la relecture.

Quelques habitudes permettent de cadrer cet usage :

• Utilisez l’environnement autorisé par votre entreprise. En cas de doute sur un document, demandez avant de le transmettre.
• Limitez les informations envoyées. Un extrait peut suffire. Les coordonnées, montants négociés ou détails internes n’ont pas toujours à l’accompagner.
• Gardez les secrets d’accès hors des conversations. N’y collez pas de mots de passe, de clés d’API ou de codes de récupération.
• Protégez votre compte. Utilisez un accès individuel, un mot de passe unique et l’authentification multifacteur lorsqu’elle est disponible.
• Vérifiez les services connectés. Ils ont leurs propres autorisations et règles de traitement. Examinez aussi les accès accordés au compte connecté. Documentation officielle sur les connexions.

Une fois la réponse obtenue, relisez-la avant de l’utiliser. La protection des données et la justesse du résultat restent deux vérifications distinctes.

Commencez par un usage dont vous connaissez les limites

Faire relire une présentation publique peut être un premier essai facile à cadrer. Pour travailler sur des contrats, des dossiers clients ou des informations RH, les données autorisées et les conditions d’utilisation doivent être définies au préalable.

Choisissez une tâche précise, identifiez les informations nécessaires et convenez de ce qui doit rester hors de l’outil. Vous aurez une règle que l’équipe peut appliquer au quotidien.

Vous hésitez sur ce que vos équipes peuvent confier à l’IA ? Partons d’un usage réel et des documents qu’il mobilise. C’est sur cette base qu’on peut définir les précautions utiles.